Wareneingang im Vape-Großhandel: DOA- und Leckcheck in 20 Minuten

Kurz gesagt: Prüfen Sie jede Vape-Lieferung, bevor sie ins Lager geht. Ein 20-Minuten-Ablauf – Kartons zählen, Außenverpackung kontrollieren, aus jeder SKU ein Gerät testen, auf Undichtigkeiten achten und alles Auffällige fotografieren – erkennt die meisten DOA- und Transportprobleme, solange die Lieferung noch frisch ist. Melden Sie Probleme mit Lieferschein und Chargenangaben, nicht nur mit einem Foto.

Dieser Leitfaden richtet sich an Einzelhändler und Distributoren, die Kartons von einem Lieferanten oder Lager erhalten. Er ist eine operative Checkliste, keine rechtliche oder Garantierichtlinie. Klären Sie Meldefrist und Ersatzprozess mit dem Lieferanten, bevor Sie die erste Bestellung aufgeben.

1. Vor dem Öffnen: Lieferschein prüfen

• Kartonanzahl stimmt mit dem Lieferschein überein
• SKU-Namen, Mengen und Geschmacksaufteilung entsprechen der Bestellung
• Die Umkartons sind trocken, unbeschädigt und korrekt versiegelt
• Chargen- oder Datumsangaben sind sichtbar
• Schäden an Palette oder Folierung werden vor dem Entladen fotografiert

Ist ein Karton eingedrückt oder nass, separieren Sie ihn vor dem Öffnen. Nicht mit sauberer Ware vermischen.

2. Der 20-Minuten-Ablauf

Bei einer großen Lieferung beproben Sie jede SKU statt jedes Kartons. Ist ein Karton beschädigt, prüfen Sie alle Kartons derselben Palette.

3. Was am Gerät zu prüfen ist

• Die Kappe am Mundstück und der Boden sitzen korrekt.
• Keine Flüssigkeitsreste an Gerät, Innentray oder Außenkarton.
• Display oder Indikator funktioniert, falls vorhanden.
• Ladeport ist sauber und unbeschädigt.
• Das Gerät ist nicht sichtbar aufgebläht oder verkratzt.
• Verpackung passt zu SKU und Geschmack.

Testen Sie nicht jedes Stück. Zwei bis drei pro SKU genügen für eine erste Prüfung; halten Sie getestete Einheiten getrennt von verkaufsfähiger Ware.

4. DOA oder Leck richtig dokumentieren

Eine brauchbare Reklamation hat fünf Bestandteile:

1. Bestellnummer und Lieferdatum
2. SKU, Geschmack und Chargencode
3. Betroffene Menge und erhaltene Menge
4. Foto von Gerät, Verpackung und Umkarton
5. Kurze Beschreibung des Fehlers und ob er vor der Nutzung sichtbar war

Fotografieren Sie zuerst das Kartonetikett, dann die Innenpackung, dann das Gerät. So kann der Lieferant die Charge leichter zurückverfolgen.

5. Ware sofort separieren

Legen Sie betroffene Einheiten in eine Quarantänekiste mit Etikett. Stellen Sie sie nicht zurück ins Regal und mischen Sie sie nicht mit der nächsten Lieferung. Sieht es nach Transportschaden aus, bewahren Sie Umkarton und Verpackung auf, bis die Reklamation abgeschlossen ist.

6. Dasselbe Problem beim nächsten Mal verhindern

• Für empfindliche SKUs Eckschützer oder stabilere Umkartons anfragen.
• Den Kartonaufbau vor der Bestellung prüfen; zu viele Stück pro Innenkarton erhöhen Transportschäden.
• Kartons aufrecht und nicht in direkter Hitze lagern.
• Ware rotieren, damit ältere Chargen zuerst verkauft werden.
• Einen Lieferfoto-Ordner pro Monat führen.

Tritt bei derselben SKU ein Leck über zwei Lieferungen hinweg auf, liegt das Problem womöglich am Produkt oder an der Verpackung und nicht am Transport. Sprechen Sie es beim Lieferanten an, bevor Sie nachbestellen.

7. Eine einseitige Wareneingangs-Checkliste

• Kartons gegen den Lieferschein zählen.
• Äußere Schäden vor dem Öffnen fotografieren.
• 2–3 Stück pro SKU beproben.
• Mundstück, Boden, Ladeport und Verpackung auf Undichtigkeit prüfen.
• Betroffene Einheiten in Quarantäne nehmen und beschriften.
• Reklamation mit Bestellung, SKU, Charge, Menge und Fotos senden.
• Ergebnis dokumentieren und die nächste Bestellung anpassen.

FAQ

Wann sollte eine Vape-Lieferung geprüft werden?

Direkt bei Ankunft, bevor die Kartons eingelagert werden. Eine 20-minütige Prüfung, solange Lieferschein und Verpackung noch beisammen sind, macht Reklamationen leichter belegbar.

Welche Fotos braucht eine DOA-Reklamation?

Fotografieren Sie das Etikett des Umkartons, die Innenpackung, das Gerät und den Fehler. Nennen Sie Bestellnummer, SKU, Geschmack, Chargencode und betroffene Menge.

Was, wenn ein Leck erst nach dem Einlagern auftritt?

Nehmen Sie die betroffenen Einheiten in Quarantäne, dokumentieren Sie die Lagerbedingungen und wenden Sie sich mit den Chargenangaben an den Lieferanten. Tritt bei derselben SKU über mehrere Lieferungen ein Leck auf, sprechen Sie es vor der Nachbestellung an.

Nächster Schritt: Wenn Sie einen Wareneingangsprozess aufbauen, senden Sie unserem Großhandelsteam Ihre üblichen Kartongrößen und die gewünschten Prüfungen. Wir bestätigen Chargenangaben und den richtigen Ansprechpartner, bevor die nächste Lieferung kommt. Großhandelsteam kontaktieren.

Zum Weiterlesen: Fehlersuche bei Einweg-Vapes für den Einzelhandel und Einweg-Vapes richtig lagern.

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