Une routine de contrôle de 20 minutes pour les livraisons de vape en gros : comptage des cartons, vérifications par échantillon, recherche de fuites, documentation DOA et suivi fournisseur.
En bref : contrôlez chaque livraison de vape avant sa mise en stock. Une routine de 20 minutes — compter les cartons, vérifier les dommages extérieurs, tester un échantillon par SKU, rechercher les fuites et photographier tout problème — attrape la plupart des DOA et des incidents de transport pendant que la livraison est encore fraîche. Signalez les problèmes avec le bon de livraison et les informations de lot, pas seulement avec une photo.
Ce guide s'adresse aux détaillants et distributeurs qui reçoivent des cartons d'un fournisseur ou d'un entrepôt. C'est une checklist opérationnelle, pas une politique juridique ou de garantie. Convenez du délai de signalement et du processus de remplacement avec le fournisseur avant la première commande.
1. Avant d'ouvrir : vérifiez le bon de livraison
- Le nombre de cartons correspond au bon de livraison
- Les noms de SKU, les quantités et la répartition des saveurs correspondent à la commande
- Les cartons extérieurs sont secs, intacts et correctement scellés
- Les informations de lot ou de date sont visibles
- Tout dommage de palette ou de film est photographié avant le déchargement
Si un carton est écrasé ou humide, isolez-le avant de l'ouvrir. Ne le mélangez pas au stock propre.
2. La routine en 20 minutes
| Minutes | Tâche | À consigner |
|---|---|---|
| 0–3 | Compter les cartons et comparer au bon | Manquants ou cartons en trop |
| 3–6 | Vérifier l'emballage extérieur et les étiquettes de lot | Dommages, étiquettes manquantes |
| 6–10 | Ouvrir un carton par SKU et compter les packs intérieurs | Quantité intérieure |
| 10–14 | Inspecter 2–3 unités par SKU | Dommages, pièces manquantes, niveau de charge |
| 14–17 | Contrôler l'embout, la base et l'emballage | Emplacement de la fuite et photo |
| 17–20 | Classer les photos et envoyer la réclamation | Référence de réclamation |
Pour une grosse livraison, échantillonnez chaque SKU plutôt que chaque carton. Si un carton est endommagé, inspectez tous les cartons de la même palette.
3. Ce qu'il faut contrôler sur l'appareil
- Le capuchon de l'embout et la base sont bien en place.
- Aucun résidu de liquide sur l'appareil, le plateau intérieur ou la boîte.
- L'écran ou l'indicateur fonctionne, s'il y en a un.
- Le port de charge est propre et intact.
- L'appareil n'est pas visiblement gonflé ou rayé.
- L'emballage correspond au SKU et à la saveur.
Ne testez pas toutes les unités. Deux ou trois par SKU suffisent pour un premier contrôle ; gardez les unités testées à part du stock vendable.
4. Comment documenter un DOA ou une fuite
Une réclamation utile comporte cinq éléments :
- Numéro de commande et date de livraison
- SKU, saveur et code de lot
- Quantité concernée et quantité reçue
- Photo de l'appareil, de l'emballage et du carton extérieur
- Brève description du défaut et indication s'il était visible avant utilisation
Photographiez d'abord l'étiquette du carton, puis le pack intérieur, puis l'appareil. Le fournisseur peut ainsi remonter au lot plus facilement.
5. Isolez le stock immédiatement
Placez les unités concernées dans un carton de quarantaine avec une étiquette. Ne les remettez pas en rayon et ne les mélangez pas à la livraison suivante. Si le problème ressemble à un dommage de transport, conservez le carton extérieur et l'emballage jusqu'à la clôture de la réclamation.
6. Évitez que le problème se reproduise
- Demandez des coins de protection ou des cartons plus résistants pour les SKU fragiles.
- Vérifiez la configuration du carton avant de commander ; trop d'unités par boîte intérieure augmentent les dommages de manutention.
- Stockez les cartons debout et à l'écart de la chaleur directe.
- Faites tourner le stock pour que les lots les plus anciens partent en premier.
- Tenez un dossier photo des livraisons, classé par mois.
Si le même SKU fuit sur deux livraisons, le problème vient peut-être du produit ou de l'emballage plutôt que du transport. Signalez-le au fournisseur avant de réassortir.
7. Une checklist de réception d'une page
- Compter les cartons par rapport au bon de livraison.
- Photographier les dommages extérieurs avant d'ouvrir.
- Échantillonner 2–3 unités par SKU.
- Contrôler l'embout, la base, le port et l'emballage, fuites comprises.
- Mettre les unités concernées en quarantaine et les étiqueter.
- Envoyer une réclamation avec commande, SKU, lot, quantité et photos.
- Consigner le résultat et ajuster la commande suivante.
FAQ
Quand faut-il contrôler une livraison de vape ?
À l'arrivée, avant que les cartons n'entrent en stock. Un contrôle de 20 minutes, tant que le bon de livraison et l'emballage sont encore ensemble, facilite la documentation des réclamations.
Quelles photos prendre pour une réclamation DOA ?
Photographiez l'étiquette du carton extérieur, le pack intérieur, l'appareil et le défaut. Indiquez le numéro de commande, le SKU, la saveur, le code de lot et la quantité concernée.
Et si une fuite apparaît après la mise en stock ?
Mettez les unités concernées en quarantaine, notez les conditions de stockage et contactez le fournisseur avec les informations de lot. Si le même SKU fuit sur plusieurs livraisons, signalez-le avant de réassortir.
Prochaine étape : si vous mettez en place un processus de réception, envoyez à notre service grossiste vos tailles de carton habituelles et les contrôles que vous souhaitez appliquer. Nous pouvons confirmer les informations de lot et le bon interlocuteur avant la prochaine livraison. Contacter le service grossiste.
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