Inspeção de encomendas grossistas de vapes: 20 minutos para avarias e fugas

Resposta rápida: Inspecione todas as entregas de vapes antes de as arrumar. Uma rotina de 20 minutos — contar caixas, verificar danos exteriores, testar uma amostra de cada SKU, procurar fugas e fotografar o que estiver errado — deteta a maioria dos problemas de avaria à chegada e de transporte enquanto a entrega ainda está fresca. Reporte os problemas com a guia de remessa e os dados do lote, e não apenas com uma fotografia.

Este guia destina-se a retalhistas e distribuidores que recebem caixas de um fornecedor ou armazém. É uma lista de verificação operacional, não uma política legal ou de garantia. Combine com o fornecedor o prazo de comunicação e o processo de resolução antes da primeira encomenda.

1. Antes de abrir: verifique a guia de remessa

• O número de caixas corresponde à guia de remessa
• Nomes de SKU, quantidades e distribuição de sabores correspondem à encomenda
• As caixas exteriores estão secas, intactas e bem seladas
• A informação de lote ou de data está visível
• Qualquer dano na palete ou no filme retrátil é fotografado antes de descarregar

Se uma caixa estiver esmagada ou molhada, separe-a antes de abrir. Não a misture com stock limpo.

2. A rotina de 20 minutos

Numa entrega grande, faça amostragem de cada SKU em vez de cada caixa. Se uma caixa estiver danificada, inspecione todas as caixas da mesma palete.

3. O que verificar no aparelho

• A tampa da boquilha e a base estão bem encaixadas.
• Não há resíduos de líquido no aparelho, na bandeja interior ou na caixa exterior.
• O ecrã ou indicador funciona, se existir.
• A porta de carregamento está limpa e intacta.
• O aparelho não está visivelmente inchado ou riscado.
• A embalagem corresponde ao SKU e ao sabor.

Não teste todas as unidades. Uma amostra de duas ou três por SKU chega para uma primeira inspeção; mantenha as unidades testadas separadas do stock para venda.

4. Como documentar uma avaria à chegada ou uma fuga

Uma reclamação útil tem cinco elementos:

1. Número da encomenda e data de entrega
2. SKU, sabor e código de lote
3. Quantidade afetada e quantidade recebida
4. Fotografia do aparelho, da embalagem e da caixa exterior
5. Uma descrição breve da avaria e se era visível antes da utilização

Fotografe primeiro a etiqueta da caixa, depois a embalagem interior e por fim o aparelho. Isso facilita o rastreio do lote pelo fornecedor.

5. Separe o stock de imediato

Mova as unidades afetadas para uma caixa de quarentena com etiqueta. Não as volte a colocar no linear nem as misture com a entrega seguinte. Se o problema parecer dano de transporte, guarde a caixa exterior e a embalagem até a reclamação estar encerrada.

6. Evite o mesmo problema da próxima vez

• Peça proteções de cantos ou caixas exteriores mais resistentes nos SKU frágeis.
• Verifique a configuração da caixa antes de encomendar; demasiadas unidades por caixa interior podem aumentar os danos de manuseamento.
• Guarde as caixas na vertical e longe de calor direto.
• Rode o stock para que os lotes mais antigos sejam vendidos primeiro.
• Mantenha uma pasta de fotografias de entregas organizada por mês.

Se o mesmo SKU tiver fugas em duas entregas, o problema pode estar no produto ou na embalagem e não no transporte. Levante-o com o fornecedor antes de repor.

7. Lista de verificação de receção de uma página

• Conte as caixas em comparação com a guia de remessa.
• Fotografe os danos exteriores antes de abrir.
• Faça amostragem de 2–3 unidades por SKU.
• Verifique boquilha, base, porta e embalagem quanto a fugas.
• Coloque as unidades afetadas em quarentena e etiquete-as.
• Envie uma reclamação com encomenda, SKU, lote, quantidade e fotografias.
• Registe o resultado e ajuste a encomenda seguinte.

Perguntas frequentes

Quando deve ser inspecionada uma entrega de vapes?

Inspecione à chegada, antes de as caixas entrarem no armazém. Uma verificação de 20 minutos, enquanto a guia de remessa e as embalagens ainda estão juntas, facilita a documentação de reclamações.

Que fotografias devem ser tiradas para uma reclamação de avaria?

Fotografe a etiqueta da caixa exterior, a embalagem interior, o aparelho e a avaria. Inclua o número da encomenda, o SKU, o sabor, o código de lote e a quantidade afetada.

E se aparecer uma fuga depois de o stock estar armazenado?

Coloque as unidades afetadas em quarentena, registe as condições de armazenamento e contacte o fornecedor com os dados do lote. Se o mesmo SKU tiver fugas em várias entregas, levante o assunto antes de repor.

Próximo passo: se está a montar um processo de receção, envie à equipa comercial os tamanhos de caixa habituais e as verificações que quer usar. Podemos confirmar a informação de lote e o contacto certo para reportar antes da próxima entrega. Contacte a equipa comercial.

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