Inspección de pedidos de vapeo: DOA y fugas en 20 minutos

Respuesta rápida: Inspecciona cada entrega de vapeo antes de que entre en el almacén. Una rutina de 20 minutos —contar cajas, revisar los daños exteriores, probar una muestra de cada SKU, buscar fugas y fotografiar cualquier anomalía— detecta la mayoría de los problemas DOA y de transporte mientras la entrega todavía está reciente. Notifica las incidencias con el albarán y los datos del lote, no solo con una foto.

Esta guía es para minoristas y distribuidores que reciben cajas de un proveedor o de un almacén. Es una lista de comprobación operativa, no una política legal ni de garantía. Acuerda con el proveedor el plazo de notificación y el proceso de resolución antes del primer pedido.

1. Antes de abrir: revisa el albarán

• El número de cajas coincide con el albarán
• Los nombres de SKU, las cantidades y el reparto de sabores coinciden con el pedido
• Las cajas exteriores están secas, sin daños y bien precintadas
• La información de lote o de fecha es visible
• Cualquier daño en el palé o en el film retráctil se fotografía antes de descargar

Si una caja está aplastada o mojada, sepárala antes de abrirla. No la mezcles con el stock en buen estado.

2. La rutina de 20 minutos

En una entrega grande, muestrea cada SKU en lugar de cada caja. Si una caja está dañada, inspecciona todas las cajas del mismo palé.

3. Qué revisar en el dispositivo

• La tapa de la boquilla y la base están bien asentadas.
• No hay restos de líquido en el dispositivo, en la bandeja interior ni en la caja exterior.
• La pantalla o el indicador funcionan, si los lleva.
• El puerto de carga está limpio y sin daños.
• El dispositivo no presenta hinchazón ni arañazos visibles.
• El embalaje coincide con el SKU y el sabor.

No pruebes todas las unidades. Una muestra de dos o tres por SKU basta para una primera inspección; mantén las unidades probadas separadas del stock vendible.

4. Cómo documentar un DOA o una fuga

Una reclamación útil tiene cinco piezas:

1. Número de pedido y fecha de entrega
2. SKU, sabor y código de lote
3. Cantidad afectada y cantidad recibida
4. Foto del dispositivo, del embalaje y de la caja exterior
5. Una descripción breve de la avería y de si era visible antes de usar el producto

Fotografía primero la etiqueta de la caja, después el pack interior y por último el dispositivo. Así el proveedor puede rastrear el lote con más facilidad.

5. Aparta el stock de inmediato

Lleva las unidades afectadas a una caja de cuarentena con etiqueta. No las devuelvas a la estantería ni las mezcles con la siguiente entrega. Si la incidencia parece daño de transporte, conserva la caja exterior y el embalaje hasta que se cierre la reclamación.

6. Evita que el problema se repita

• Pide protectores de esquinas o cajas exteriores más resistentes en los SKU frágiles.
• Revisa la configuración de la caja antes de pedir; demasiadas unidades por caja interior pueden aumentar los daños de manipulación.
• Almacena las cajas en vertical y lejos del calor directo.
• Rota el stock para que salgan primero los lotes más antiguos.
• Mantén una carpeta de fotos de entregas por mes.

Si el mismo SKU presenta fugas en dos entregas, el problema puede estar en el producto o en el embalaje y no en el transporte. Plantéalo al proveedor antes de reponer.

7. Lista de comprobación de recepción de una página

• Cuenta las cajas contra el albarán.
• Fotografía los daños exteriores antes de abrir.
• Muestrea 2–3 unidades por SKU.
• Revisa boquilla, base, puerto y embalaje en busca de fugas.
• Pon en cuarentena las unidades afectadas y etiquétalas.
• Envía una reclamación con pedido, SKU, lote, cantidad y fotos.
• Registra el resultado y ajusta el siguiente pedido.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que inspeccionar una entrega de vapeo?

Al recibirla, antes de que las cajas entren en el almacén. Una comprobación de 20 minutos mientras el albarán y el embalaje siguen juntos facilita documentar cualquier reclamación.

¿Qué fotos hay que hacer para una reclamación por DOA?

Fotografía la etiqueta de la caja exterior, el pack interior, el dispositivo y la avería. Incluye el número de pedido, el SKU, el sabor, el código de lote y la cantidad afectada.

¿Y si aparece una fuga después de almacenar la entrega?

Pon en cuarentena las unidades afectadas, registra las condiciones de almacenamiento y contacta con el proveedor con los datos del lote. Si el mismo SKU presenta fugas en varias entregas, plantéalo antes de reponer.

Siguiente paso: si estás montando un proceso de recepción, envía al equipo comercial los tamaños de caja habituales y las comprobaciones que quieres aplicar. Podemos confirmarte la información de lote y el contacto correcto para notificar incidencias antes de la próxima entrega. Contacta con el equipo comercial.

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