Mottagningskontroll av vape-order: DOA- och läckagekontroll på 20 minuter

Kort svar: Kontrollera varje vape-leverans innan den går in i lagret. En rutin på 20 minuter — räkna kartonger, kontrollera yttre skador, testa ett stickprov från varje SKU, leta efter läckage och fotografera allt som är fel — fångar de flesta DOA- och transportproblem medan leveransen fortfarande är färsk. Rapportera problem med följesedeln och batchuppgifterna, inte bara med ett foto.

Den här guiden riktar sig till återförsäljare och distributörer som tar emot kartonger från en leverantör eller ett lager. Det är en operativ checklista, inte en juridisk eller garantipolicy. Kom överens om rapportfönstret och åtgärdsprocessen med leverantören innan den första ordern.

1. Före öppning: kontrollera följesedeln

• Antalet kartonger stämmer med följesedeln
• SKU-namn, kvantiteter och smakfördelning stämmer med ordern
• Ytterkartongerna är torra, oskadade och korrekt förseglade
• Batch- eller datumuppgifter syns
• Eventuella skador på pall eller sträckfilm fotograferas före lossning

Om en kartong är krossad eller blöt ska du separera den innan du öppnar den. Blanda den inte med rent lager.

2. Rutinen på 20 minuter

Vid en stor leverans ska du ta stickprov på varje SKU i stället för på varje kartong. Om en kartong är skadad ska du inspektera alla kartonger från samma pall.

3. Vad du ska kontrollera på enheten

• Munstyckets skydd och basen sitter korrekt.
• Inga vätskerester på enheten, innerbrickan eller ytterkartongen.
• Skärmen eller indikatorn fungerar, om sådan finns.
• Laddningsporten är ren och oskadad.
• Enheten ser inte svullen eller repad ut.
• Förpackningen matchar SKU och smak.

Testa inte varje enhet. Ett stickprov på två eller tre per SKU räcker för en första kontroll; håll de testade enheterna åtskilda från säljbart lager.

4. Så dokumenterar du DOA eller läckage

En användbar reklamation har fem delar:

1. Ordernummer och leveransdatum
2. SKU, smak och batchnummer
3. Antal drabbade enheter och antal mottagna
4. Foto på enheten, förpackningen och ytterkartongen
5. En kort beskrivning av felet och om det syntes före användning

Fotografera kartongetiketten först, sedan innerförpackningen och sedan enheten. Det gör det lättare för leverantören att spåra batchen.

5. Separera lagret direkt

Flytta drabbade enheter till en karantänlåda med etikett. Ställ inte tillbaka dem på hyllan och blanda dem inte med nästa leverans. Om problemet ser ut som transportskada ska du spara ytterkartongen och förpackningen tills reklamationen är avslutad.

6. Förebygg samma problem nästa gång

• Be om hörnskydd eller starkare ytterkartonger för ömtåliga SKU:er.
• Kontrollera kartongkonfigurationen före beställning; för många enheter per innerkartong kan öka hanteringsskadorna.
• Förvara kartongerna upprätt och borta från direkt värme.
• Rotera lagret så att äldre batcher säljs först.
• Håll en fotomapp för leveranser per månad.

Om samma SKU läcker i två leveranser kan problemet ligga i produkten eller förpackningen snarare än i transporten. Ta upp det med leverantören innan du beställer igen.

7. En checklista för mottagning på en sida

• Räkna kartongerna mot följesedeln.
• Fotografera yttre skador före öppning.
• Ta stickprov på 2–3 enheter per SKU.
• Kontrollera munstycke, bas, port och förpackning för läckage.
• Sätt drabbade enheter i karantän och märk dem.
• Skicka reklamation med order, SKU, batch, kvantitet och foton.
• Dokumentera utfallet och justera nästa order.

Vanliga frågor

När bör en vape-leverans kontrolleras?

Kontrollera vid ankomst, innan kartongerna går in i lagret. En kontroll på 20 minuter medan följesedeln och förpackningen fortfarande är samlade gör reklamationer lättare att dokumentera.

Vilka foton behövs för en DOA-reklamation?

Fotografera etiketten på ytterkartongen, innerförpackningen, enheten och felet. Ange ordernummer, SKU, smak, batchnummer och antal drabbade enheter.

Vad gör man om ett läckage upptäcks efter att leveransen lagrats?

Sätt drabbade enheter i karantän, dokumentera lagringsförhållandena och kontakta leverantören med batchuppgifterna. Om samma SKU läcker i flera leveranser ska du ta upp det innan du beställer igen.

Nästa steg: om du bygger upp en mottagningsprocess kan du skicka dina vanliga kartongstorlekar och de kontroller du vill använda till handelsavdelningen. Vi kan bekräfta batchuppgifter och rätt kontakt för rapportering inför nästa leverans. Kontakta handelsavdelningen.

Läs mer: Felsökning av engångsvapes för återförsäljare och Så förvarar du engångsvapes.

Written by

VapeEazy Trade Desk

The VapeEazy Trade Desk writes for European retailers and distributors, using the current catalogue, supplier specification sheets and buyer enquiries. Product pages are the primary source for current specifications and stock.

Sources: current product data, supplier specification sheets and product packaging. Specifications are indicative; confirm the current batch with the trade desk. Redaktionell policy · All articles by the desk