Inspectie van een vape-groothandelbestelling: DOA en lekkage in 20 minuten

Kort antwoord: Inspecteer elke vape-levering voordat die het magazijn in gaat. Een routine van 20 minuten — dozen tellen, buitenschade controleren, een steekproef per SKU testen, op lekken letten en alles fotograferen wat niet klopt — vangt de meeste DOA- en transportproblemen op terwijl de levering nog vers is. Meld problemen met de pakbon en de partijgegevens, niet met alleen een foto.

Deze gids is voor retailers en distributeurs die dozen ontvangen van een leverancier of magazijn. Het is een operationele checklist, geen juridisch of garantiebeleid. Spreek de meldingstermijn en het afhandelproces af met de leverancier voordat je de eerste bestelling plaatst.

1. Vóór het openen: controleer de pakbon

• Aantal dozen komt overeen met de pakbon
• SKU-namen, aantallen en smaakverdeling kloppen met de bestelling
• Omdozen zijn droog, onbeschadigd en goed verzegeld
• Partij- of datuminformatie is zichtbaar
• Schade aan pallet of krimpfolie is gefotografeerd vóór het lossen

Is een doos platgedrukt of nat, zet hem dan apart voordat je hem opent. Meng hem niet met schone voorraad.

2. De routine van 20 minuten

Neem bij een grote levering een steekproef per SKU in plaats van per doos. Is één doos beschadigd, bekijk dan alle dozen van dezelfde pallet.

3. Wat je op het apparaat controleert

• Dop van het mondstuk en de bodem zitten goed vast.
• Geen vloeistofresten op het apparaat, de binnentray of de buitenverpakking.
• Scherm of indicator werkt, indien aanwezig.
• Laadpoort is schoon en onbeschadigd.
• Het apparaat is niet zichtbaar opgezwollen of bekrast.
• De verpakking komt overeen met de SKU en de smaak.

Test niet elk stuk. Een steekproef van twee of drie per SKU is genoeg voor een eerste inspectie; houd geteste stuks apart van verkoopbare voorraad.

4. Hoe je een DOA of lek vastlegt

Een bruikbare claim heeft vijf onderdelen:

1. Bestelnummer en leverdatum
2. SKU, smaak en partijcode
3. Aantal getroffen stuks en aantal ontvangen stuks
4. Foto van het apparaat, de verpakking en de omdoos
5. Korte beschrijving van het defect en of dat vóór gebruik zichtbaar was

Fotografeer eerst het dooslabel, dan de binnenverpakking en dan het apparaat. Zo kan de leverancier de partij makkelijker traceren.

5. Zet getroffen voorraad meteen apart

Verplaats de getroffen stuks naar een quarantainedoos met label. Zet ze niet terug op het schap en meng ze niet met de volgende levering. Lijkt het om transportschade te gaan, bewaar dan de omdoos en de verpakking tot de claim is afgesloten.

6. Voorkom hetzelfde probleem de volgende keer

• Vraag hoekbeschermers of stevigere omdozen voor kwetsbare SKU's.
• Controleer de doosconfiguratie vóór je bestelt; te veel stuks per binnendoos verhoogt de kans op schade tijdens het hanteren.
• Bewaar dozen rechtop en uit de buurt van directe warmte.
• Roteer de voorraad, zodat oudere partijen eerst worden verkocht.
• Houd per maand een fotomap van leveringen bij.

Lekt dezelfde SKU in twee leveringen, dan zit het probleem mogelijk in het product of de verpakking en niet in het transport. Meld het bij de leverancier voordat je nabestelt.

7. Een checklist van één pagina voor de goederenontvangst

• Tel de dozen tegen de pakbon.
• Fotografeer buitenschade vóór het openen.
• Neem een steekproef van 2–3 stuks per SKU.
• Controleer mondstuk, bodem, poort en verpakking op lekken.
• Zet getroffen stuks in quarantaine en label ze.
• Stuur een claim met bestelling, SKU, partij, aantal en foto's.
• Leg de uitkomst vast en pas de volgende bestelling daarop aan.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet een vape-levering worden geïnspecteerd?

Bij aankomst, voordat de dozen het magazijn in gaan. Een controle van 20 minuten terwijl de pakbon en verpakking nog bij elkaar zijn, maakt claims makkelijker te onderbouwen.

Welke foto's zijn nodig voor een DOA-claim?

Fotografeer het label van de omdoos, de binnenverpakking, het apparaat en het defect. Vermeld bestelnummer, SKU, smaak, partijcode en het aantal getroffen stuks.

Wat als een lek pas optreedt als de levering is opgeslagen?

Zet de getroffen stuks in quarantaine, leg de opslagomstandigheden vast en neem contact op met de leverancier met de partijgegevens. Lekt dezelfde SKU in meerdere leveringen, meld het dan voordat je nabestelt.

Volgende stap: zet je een ontvangstproces op, stuur de handelsafdeling dan je gebruikelijke doosformaten en de controles die je wilt gebruiken. Wij bevestigen de partijgegevens en het juiste meldpunt vóór de volgende levering. Neem contact op met de handelsafdeling.

Verder lezen: Problemen met wegwerp-vapes oplossen voor retailers en Hoe je wegwerp-vapes opslaat.

Written by

VapeEazy Trade Desk

The VapeEazy Trade Desk writes for European retailers and distributors, using the current catalogue, supplier specification sheets and buyer enquiries. Product pages are the primary source for current specifications and stock.

Sources: current product data, supplier specification sheets and product packaging. Specifications are indicative; confirm the current batch with the trade desk. Redactioneel beleid · All articles by the desk